Systemy informatyczne dla firm

Jak wybrać najlepszy system zarządzania w firmie? – z tym pytaniem spotyka się praktycznie każda firma, która chce się rozwijać i chce liczyć się na rynku w swojej branży. Dobrze wybrane systemy do zarządzania są – prócz koncepcji i strategii biznesowej – głównym czynnikiem wpływającym na sukces firmy. Systemy ERP – bo tak brzmi nazwa systemów zarządzania w firmie – to potężne zintegrowane systemy IT. Nie ma co ukrywać – są one dla firmy zwykle dużym wydatkiem, a ich wdrożenie nieraz trwa kilka, nawet kilkanaście miesięcy. Z tego względu ich wybór jest kluczowym posunięciem dla firmy.
Na co szczególną uwagę powinna zwrócić firma, która zamierza zakupić system ERP? Materiałów w sieci na ten temat jest wiele. My postaramy się ułatwić maksymalnie podejście do problemu wyboru. Przede wszystkim firma winna odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Oto one:

• Jakie są potrzeby informatyczne mojej firmy?
• Jakie są aktualne oferty systemów ERP na rynku?
• Jaka jest wiarygodność poszczególnych dostawców systemów ERP do zarządzania?
• Czy promoponowany mi system ERP przez danego dostawcę jest elastyczny?
• Który z systemów jest najbardziej kompleksowy?
• Który z dostawców gwaratuje przed i po zakupie fachowe doradztwo i pomoc?
• Czy mogę przetestować lub poprosić o prezentację systemu ERP u dwostawcy przed zakupem?

Z pewnością takich pytań dałoby się wymyślić więcej, jednak odpowiedzi na akurat te pytania tworzą 7 podstawowych głównych kroków, które każda firma powinna poczynić decydując się na systemy do zarządzania klasy ERP.

Wiele już napisano o celach wdrażania systemów ERP w firmach. Jednak całą ideę tych systemów można zawrzeć praktycznie w dwóch zdaniach. Systemy ERP nie służą i nie powinny służyć jedynie informatyzacji firmy, przez co zostanie w jakimś stopniu podniesiony jej status. Inwestowanie w systemy klasy ERP jest zasadne jedynie w jednym przypadku – gdy będą generować dla firmy zyski dużo większe, niż miała ona przed wdrożeniem systemu. Inwestycja ta powinna zostać wcześniej szczegółowo przemyślana i jej proces wdrażania winien być przeanalizowany pod kątem wielu różnych czynników – niezależnie od tego jakie są motywacje wprowadzenia systemu ERP do firmy. Kryteriów wyboru jest wiele jednak są takie, które należy rozważyć na samym początku. Po pierwsze – należy skoncentrować się na potrzebach jakie ma firma, na strategii jej działania, a także na jej elastyczności oraz przystosowania do zmian tych strategii, których może wymagać system ERP. Kolejna sprawa to plany rozwojowe firmy, które mają zostać podjęte po wdrożeniu systemu. Dzięki wcześniejszemu rozeznaniu firmy w tych aspektach, rozmowa z dostawcami systemów ERP może być prostsza i bardziej efektywna.

Nawiązując do jednego z aspektów niezwykle istotnych przy wyborze odpowiedniego dla firmy systemu ERP powstaje pytanie – jak przewidzieć działalność firmy na 3 lata wprzód, by dobrać odpowiedni do niej system ERP już dziś.

O ile przewidzenie działań firmy na najbliższy rok nie stanowi może większego problemu – przyszłość firmy za co najmniej 3 lata już nie jest taka pewna, szczególnie obecnie – w dobie kryzysu. Można podać bardzo wiele przykładów firm, które zmieniały się na tyle dynamicznie w ciągu dosłownie kilku lat działalności, że system ERP, który został wdrożony stosunkowo niedawno nie radził sobie z obsługą procesów zachodzących w firmie niedługo potem. W takiej sytuacji firmy wybierały jedyną drogę ratunku, która nie była aż tak kosztowna jak wymiana całego systemu – wprowadzały modyfikacje i pewne rozszerzenia systemu ERP, które miały zapewnić działanie w danym momencie i niejako załatać dziurę w tym systemie. Takie rozwiązania mają jednak wiele wad co jest dość oczywiste.

Po pierwsze takie zastępcze rozwiązania wystarczają jedynie na bierzące problemy, ale za raz pojawiają się kolejne. Jeśli cały czas chcielibyśmy łatać dziury w systemie ERP w ten sposób, po jakimś czasie sami stracilibyśmy rachubę odnośnie dodatkowych wtyczek i modułów stworzonych na poczekaniu, a wydajność całego systemu szybko by zmalała. Po drugie ten sposób działania zamykam nam możliwości unowocześniania systemu ERP w oparciu o najnowsze technologie i rozwiązania informatyczne, które są np. proponowane przez producenta, od którego kupiliśmy system ERP.

Trzecia wada to koszta utrzymania takiego systemu, które szybko wzrosną i niebezpieczeństwo uzależnienia od programistów, którzy załatali nam nasz system ERP na swój sposób. Przed tymi wszystkimi czarnymi wizjami można się jednak ustrzec stosując odpowiednie kryteria doboru systemów ERP dla naszej firmy.

Cele, które opracowuje zespół powołany do przeprowadzenia analizy przed wdrożeniem systemu ERP, powinny być dobrze uporządkowane i zhierarchizowane. Ważne jest by określić priorytety, ponieważ później na podstawie ich listy będzie podejmowana decyzja co do wyboru odpowiedniego ERP. Zaniedbanie tego procesu znajdywania priorytetów prowadzi do określania celów, które później mogą przekroczyć możliwości np. budżetu firmy lub możliwości techniczne. Przemyślany wybór priorytetów i usystematyzowanie celów jakie mają spełniać systemy ERP w firmie umożliwia przeglądanie dostępnych rozwiązań ERP na rynku pod odpowiednim kątem oraz sporządzenie wstępnej listy dostawców systemów ERP, które spełniają nasze wymogi i oczekiwania. To pierwszy krok, który powinien podjąć zespół w celu przesiania dostawców rozwiązań ERP na rynku. Szczególną uwagę należy zwrócić na systemy ERP, które są np. zbyt rozbudowane dla naszej firmy, a tym samym zbyt kosztowne, lub z drugiej strony – mogą trafiać się systemy ERP, które są atrakcyjne cenowo, ale zbyt proste i mało funkcjonalne dla naszego biznesu. Dodatkowo pamiętajmy, że wdrożenie systemu ERP to nie sam zakup licencji lecz wszelkie usługi związane z dalszą obsługą i utrzymywaniem systemu ERP w przyszłości. Idąc dalej tym tokiem rozumowania – systemy ERP najlepiej wybierać biorąc pod uwagę jednocześnie rozwój firmy przez najbliższe lata. Obsługa i możliwości takich systemów ERP powinny więc być dobrane do naszych możliwości nieco na wyrost tak, by za kilka lat nasza firma nie myślała znów o nowym systemie ERP, bo ten obecny nie będzie już nam wystarczał.

PR: wait… I: wait… L: wait… LD: wait… I: wait… wait… CY: wait… I: wait… L: wait… YCat: wait… C: wait… SD: wait…

Systemy ERP, ich zakup, wdrożenie i szkolenia z obsługi są praktycznie zawsze kosztownym rozwiązaniem dla firm. Ponieważ celem systemów ERP jest przynoszenie większych zysków firmie, koszta inwestycji z pewnością się zwrócą. Jest tylko jedno “ale”. Inwestycja w systemy ERP opłaci się i zwróci koszta pod jednym warunkiem – dokonamy szczegółowej analiy, a następnie odpowiedniego wyboru, który w pełni swoje zadanie w firmie i rzeczywiście przyniesie jej znaczne korzyści finansowe.

Zatem przed jego zakupem warto rozważyć kilka aspektów związanych ze stosownym doborem systemu ERP dla danej firmy. Wcześniejsze sprezycowanie naszych oczekiwań ułatwi nam komunikację z dostawcami oprogramowanie ERP. Pierwsza sprawa to oczekiwania wobec systemu ERP. I nie chodzi tu o rzecz oczywistą, czyli przynoszenie zysków dla firmy. Należy rozważyć jakimi metodami chcemy konkurować z innymi firmami, a zatem jakie cechy powinien mieć nasz systemy ERP.

Druga rzecz – należy zapytać o sposób rozliczenia projektu jakim jest zakup i wdrożenie systemu ERP. Skoro mamy wyłożyć spore pieniądze na inwestycję w system ERP w naszej firmie, musimy wiedzieć po zakończeniu wdrażania, czy nam się udało i co już na tym etapie zyskamy. Dostawcy zatem powinnie sprecyzować co mają nam do zaoferowania prócz samej instalacji systemu w firmie. Czy oferują szkolenia dla pracowników z obsługi systemów ERP? Czy dostaniem wsprawcie techniczne i na jak długo? Jakiej jakości jest to wsparcie?

Trzeci główny aspekt związany jest z ryzykiem wdrożenia systemów ERP. Musimy się dowiedzieć wcześniej jakie są elementy ryzyka, a przede wszystkim jam możemy je zminimalizować? Ma to niezwykłą wagę, gdyż w przeciwnym wypadku nie zadania tego pytania dostawcom może się okazać, że koszta działaności naszej firmy wzrosły, a nie otrzymujemy żadnych zwrotów inwestycji w systemy ERP, który wybraliśmy do wdrożenia.

Pamiętajmy, że przy rozpatrywaniu powyższych aspektów i przyjmowaniu pewnych kryteriów doboru systemu ERP nie oceniajmy go wyłącznie od strony technicznej, ale również (lub przede wszystkim) zwróćmy uwagę na wiarygodność dostawcy oprogramowania ERP oraz dokładnie ustalmy warunki umowy, które jest nam proponowana.