Informatyzacja archiwów spowodowała, iż pełnią one obecnie inne funkcje niż kiedyś i działają również w całkiem odmienny sposób. Dzięki wykorzystaniu sieci globalnych oraz poprzez outsourcing telekomunikacyjny z elektronicznych archiwów może skorzystać każdy (o ile ma do nich dostęp) z dowolnego miejsca na ziemi, jeśli tylko posiada możliwość połączenia internetowego z archiwum.

Zmienił się również sposób przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej. Kiedyś proces rejestracji (ewidencjonowania dokumentów) był niejako ostatecznym procesem, po którym dokumenty trafiały do archiwum i były w takiej postaci przechowywane do momentu ich usunięcia. W chwili obecnej. Dokumenty elektroniczne są otwarte i dynamiczne, można je edytować, łączyć odpowiednimi odnośnikami z innymi dokumentami, przesyłać i co najważniejsze – zajmują fizycznie niewiele miejsca – zaledwie ułamek procenta dysku twardego, na którym się znajdują. Ważny jest również fakt, iż dokumenty elektroniczne nie zużywają się w żaden sposób, w porównaniu do dokumentów papierowych. Można je w nieskończoność powielać bez utraty jakiejkolwiek informacji na nich zawartej.