Chyba każdy z użytkowników sieci internetowej natrafił kiedyś na rozwiązanie zwane „Captcha”. Zazwyczaj stosuje się je jako zabezpieczenie przed botami rozsyłającymi spam. Podczas rejestracji  potencjalny użytkownik musi rozpoznać niewyraźny tekst po to aby udowodnić, że jest żywym człowiekiem a nie złośliwym oprogramowaniem.

Ciekawym pomysłem wykorzystującym tą technikę jest tzw. reCaptcha czyli wykorzystywanie aktywności użytkowników do odczytania tekstu z którym nie poradziły sobie programy OCR. Okazuje się bowiem, że podczas stosowania programów OCR często dochodzi do błędów i wypaczeń w odczytaniu tekstu, dlatego też wyniki pracy tego typu aplikacji nieustannie muszą weryfikować żywi ludzie. Opóźnia to proces  digitalizacji książek i spowalnia rozwój wirtualnych bibliotek. Aby temu zaradzić postanowiono przeformułować test Captcha tak aby podczas jego wypełniana użytkownicy rozpoznawali wyrazy z którymi mają problemy programy OCR. W tym wypadku podczas testu wyświetlane są dwa słowa; pierwsze  słowo jest rozpoznawane przez programy zaś drugie sprawi im problemy.  Jeśli kilku użytkowników właściwie odczyta pierwsze słowa i w identyczny sposób zidentyfikuje drugie, przyjmuje się, że mało czytelne znaki mają właśnie takie znaczenie. Dzięki temu prostemu pomysłowi, każdego dnia setki tysięcy użytkowników nieświadomie bierze udział w procesie digitalizacji książek.

OCR samo w sobie nie jest technologią bezpośrednio ułatwiającą czytanie tekstów. Jednak dzięki OCR jesteśmy w stanie przenieść dokładną zawartość dokumentów papierowych do postaci elektronicznej co jest najtrudniejszym procesem. Każda obróbka dokumentów elektronicznych jest już prostsza. Przy zastosowaniu modułów Braille’a, lektorów lub komponentów do powiększania tekstów ludzie z problemami dotyczącymi wzroku są w stanie w pełni funkcjonować w pracy biurowej nad dokumentami.

Jest obecnie wielu dostawców systemów OCR na rynku. Wybór jest więc spory, ale rosną jednocześnie zagrożenia. Systemy OCR różnią się bowiem od siebie jakością i wydajnością. Przed zakupem OCR należy więc dokładnie dowiedzieć się jakie możliwości mają systemy OCR od poszczególnych dostawców. Na co w szczególności zwrócić uwagę? Oto kilka rzeczy:

• dokładność skanowania
• czy system obsługuje niskiej jakości wydruki
• poziom elastyczności w zakresie obsługiwanych materiałów, rozmarów formatów
• czy system oferuje automatyczne dostosowanie jakości, kontrastu i orientacji wydruku (pionowo i poziomo)
• czy dostępna jest obsługa np. klawiatury Braille’a lub syntezator mowy
• jaki jest poziom wsparcia technicznego

Skanowanie dokumentów oraz dokumentacja OCR jest obecnie wykorzystywana przez wiele firm, korzystających z kompleksowych usług zarządzania dokumentami. OCR jest systemem optycznego rozpoznawania znaków drukowanych. Jego wykorzystanie znacznie usprawnia konwersję dokumentów papierowych do wersji elektronicznych. Oczywiście nie bez powodu firmy decydują się na ten zabieg oraz późniejsze zarządzanie dokumentami w wersjach elektronicznych. Przynosi to znaczne oszczędności firmie oraz przekłada się na duży wzrost wydajności, ponieważ z oczywistych powodów o wiele łatwiej jest zarządzać dokumentami w postaci elektronicznej.

Kolejną istotną rzeczą związaną z digitalizacją dokumentów jest znaczna oszczędność przestrzeni biurowej. Różne badania wykazują, że aż 1/3 powierzchni biurowej w firmach jest przeznaczona na składowanie dokumentów papierowych. A należy pamiętać, że na koszty składowania takich dokumentów składają się nie tylko opłaty za miejsce ich przechowywania, ale i materiały do tego wykorzystanie, czyli tony papieru, ksero, drukarki.