Tradycyjna archiwizacja dokumentów polega zwykle na wkładaniu dokumentów do segregatora, a segregatory umieszczane są w szafach na dokumenty. Zarządzanie dokumentami w postaci elektronicznej to kolejny krok ku ulepszaniu archiwizacji dokumentów. Przed właściwą archiwizacją następuje szereg innych procesów.
Pierwszy zasadniczym procesem jest skanowanie dokumentów. Następny proces to rejestracja dokumentów lub inaczej etykietowanie dokumentów. To właśnie rejestracja zeskanowanych dokumentów jest kluczowym posunięciem przy późniejszym zarządzaniu archiwum. Każdemu dokumentowi podczas etykietowania zostają przypisane właściwości takie jak nazwa, autor dokumentu, słowa kluczowe opisujące dokument, kategoria do której należy, komentarze i inne. Następnie według tych zawartych w etykiecie właściwości system DMS sam automatycznie archiwizuje dokument. Zauważmy, że to nadawanie właściwości dokumentom nie służy jedynie przy archiwizacji. Mianowicie, każde późniejsze wyszukiwanie dokumentu poprzez wyszukiwarkę systemu DMS jest oparte na etykiecie dokumentu. Dzięki zawartym w niej słowom kluczowym, nazwisku autora, nazwie dokumentu i innych właściwościach, takie dokumenty są znajdowane przez system wciagu kilku sekund. Dzieje się tak nawet w przypadku bardzo dużego i rozbudowanego archiwum. Jest to ogromna przewaga nad tradycyjnym przeszukiwaniem podpisanych szaf, a w nich podpisanych segregatorów.
Zawansowane zarządzanie dokumentami poprzez DMS gwarantuje nam jeszcze inne funkcjonalności. Jedną z nich może być np. moduł rozpoznawania czy dokument nie został już raz wprowadzony do systemu. Zabezpiecza to przed duplikowaniem dokumentów, które wprowadza bałagan, prowadzi do problemów oraz zmniejsza niepotrzebnie ilość możliwych do przetrzymywania w systemie dokumentów.
Inną funkcjonalnością jest zarządzanie wersjami – szczególnie przydatne przy częstych zmianach archiwizowanych dokumentów. Zarządzanie wersjami pozwala na zachowywaniu poszczególnych wersji dokumentu w pamięci i daje możliwość jej odtworzenia w dowolnym momencie.
