Systemy informatyczne dla firm

Cele, które opracowuje zespół powołany do przeprowadzenia analizy przed wdrożeniem systemu ERP, powinny być dobrze uporządkowane i zhierarchizowane. Ważne jest by określić priorytety, ponieważ później na podstawie ich listy będzie podejmowana decyzja co do wyboru odpowiedniego ERP. Zaniedbanie tego procesu znajdywania priorytetów prowadzi do określania celów, które później mogą przekroczyć możliwości np. budżetu firmy lub możliwości techniczne. Przemyślany wybór priorytetów i usystematyzowanie celów jakie mają spełniać systemy ERP w firmie umożliwia przeglądanie dostępnych rozwiązań ERP na rynku pod odpowiednim kątem oraz sporządzenie wstępnej listy dostawców systemów ERP, które spełniają nasze wymogi i oczekiwania. To pierwszy krok, który powinien podjąć zespół w celu przesiania dostawców rozwiązań ERP na rynku. Szczególną uwagę należy zwrócić na systemy ERP, które są np. zbyt rozbudowane dla naszej firmy, a tym samym zbyt kosztowne, lub z drugiej strony – mogą trafiać się systemy ERP, które są atrakcyjne cenowo, ale zbyt proste i mało funkcjonalne dla naszego biznesu. Dodatkowo pamiętajmy, że wdrożenie systemu ERP to nie sam zakup licencji lecz wszelkie usługi związane z dalszą obsługą i utrzymywaniem systemu ERP w przyszłości. Idąc dalej tym tokiem rozumowania – systemy ERP najlepiej wybierać biorąc pod uwagę jednocześnie rozwój firmy przez najbliższe lata. Obsługa i możliwości takich systemów ERP powinny więc być dobrane do naszych możliwości nieco na wyrost tak, by za kilka lat nasza firma nie myślała znów o nowym systemie ERP, bo ten obecny nie będzie już nam wystarczał.

PR: wait… I: wait… L: wait… LD: wait… I: wait… wait… CY: wait… I: wait… L: wait… YCat: wait… C: wait… SD: wait…

Outsourcing jest postrzegany jako dość nowoczesne i zarazem sprawdzone działanie biznesowe, z którego korzysta wiele firm z różnych branż. Jednym z popularniejszych działań outsourcingowych jest outsourcing informatyczny, który staję się co raz bardziej powszechną metodą zlecania działań firmom, które posiadają większe doświadczenie, lepszą infrastrukturę i wykwalifikowanych pracowników w dziedzinach informatyki.

Outsourcing usług informatycznych oraz wszelkich innych usług wiąże się również z licznymi obawami. Chodzi tu głównie o odmianę outsourcingu, którą jest outsourcing zagraniczny, czyli offshoring. Mianowicie dość często można spotkać się z obawami, że jego rozwój niestety będzie hamulcem dla wzrostu płac w krajach, gdzie są lokowane centra usługowe świadczące usługi z zakresu outsourcingu. Będzie to prowadzić do wyrównania się kosztów pracy. Prognozuje się nawet, że dla firm amerykańskich ten outsourcingowy dobrobyt skończy się w Europie Środkowej już za 2-3 lata, szczególnie jeśli chodzi o outsourcing usług informatycznych. W innych krajach np. azjatyckich przewidywane wyrównywanie płac ma potrwać jeszcze około 20 lat, a w Meksyku nawet do 30.

Również w obrębie samej Europy przewiduje się wiele zmian. Te jednak będą póki co na korzyść naszego kraju ponieważ np. firmy z Wielkiej Brytanii wykazują spore zainteresowanie inwestycjami outsourcingowymi w takich krajach jak właśnie Polska, Węgry, Czechy co oznacza, że przychody dla kraju z outsourcingowych usług muszą wzrosnąć.

Wdrożenie informatycznego systemu bankowego do instytucji bankowych stwarza możliwość uzyskania znacznej przewagi rynkowej nad innymi bankami, które jeszcze nie dokonały wyboru odpowiedniego oprogramowanie dla swoich placówek. Nowoczesne oprogramowanie bankowe posiada wiele zalet, które idą za komputeryzacją bankowych placówek. Przede wszystkim systemy bankowe usprawniają pracę oraz przeprowadzanie wszystkich procesów, które zachodzą w firmie. Procesy te są w pełni zautomatyzowane, dzięki czemu przebiegają szybciej, a jednocześnie są kontrolowane przez system informatyczny, przez co zmniejsza się prawdopodobieństwo występowania błędów. Nowoczesne i odpowiednio dobrane oprogramowanie dla banków umożliwia np. wyprzedzenie konkurencji przy podejmowaniu strategicznych decyzji i np. wprowadzenie atrakcyjnej usługi wcześniej niż banki konkurencyjne. Oprogramowanie dla bankowości zbiera również wiele informacji i monitoruje jednocześnie przebieg wielu procesów co pozwala na szybsze reagowanie na zmiany i wprowadzanie modyfikacji w działanie w przyszłości.

Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie jest jednym z warunków sukcesu rozwoju przedsiębiorstwa. Umożliwia oszczędność miejsca, czasu, a przede wszsytkim wydatków, jakie ponosi firma na składowanie oraz opóźnienia związane z nieprzemyślanym zarzadzaniem dokumentami. Archiwizacja dokumentów papierowych w postaci cyfrowej pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu (na dyskach twardy, np. korzystając z datacenter outsourcing) oraz na szybkie ich przeszukiwanie według wybranych kryteriów. Pierwszym etapem do archiwizacji danych papierowych jest ich przygotowanie do skanowania, które polega na usuwaniu z nich zszywek oraz spinaczy, a następnie na segregacji pod zwględem formatu dokumentów. Po przeskanowaniu dokumentów są one zapisywane w ustalonym formacie pliku, optymalizowane do szybiego odczytu oraz etykietowane. Proces etykietowania nazywa się rejestracją dokumentów i polega na przypisaniu elektronicznie archiwizowanym dokumentom odpowiednich atrybutów takich jak np. nazwa dokumentu, data wystawienia itp. Tak opisane i przechowywane dokumenty umożliwiają o wiele szybszy dostęp do potrzebnych nam danych, z czego wynikają wszelkie wspomniane wyżej oszczędności.

Systemy ERP, ich zakup, wdrożenie i szkolenia z obsługi są praktycznie zawsze kosztownym rozwiązaniem dla firm. Ponieważ celem systemów ERP jest przynoszenie większych zysków firmie, koszta inwestycji z pewnością się zwrócą. Jest tylko jedno „ale”. Inwestycja w systemy ERP opłaci się i zwróci koszta pod jednym warunkiem – dokonamy szczegółowej analiy, a następnie odpowiedniego wyboru, który w pełni swoje zadanie w firmie i rzeczywiście przyniesie jej znaczne korzyści finansowe.

Zatem przed jego zakupem warto rozważyć kilka aspektów związanych ze stosownym doborem systemu ERP dla danej firmy. Wcześniejsze sprezycowanie naszych oczekiwań ułatwi nam komunikację z dostawcami oprogramowanie ERP. Pierwsza sprawa to oczekiwania wobec systemu ERP. I nie chodzi tu o rzecz oczywistą, czyli przynoszenie zysków dla firmy. Należy rozważyć jakimi metodami chcemy konkurować z innymi firmami, a zatem jakie cechy powinien mieć nasz systemy ERP.

Druga rzecz – należy zapytać o sposób rozliczenia projektu jakim jest zakup i wdrożenie systemu ERP. Skoro mamy wyłożyć spore pieniądze na inwestycję w system ERP w naszej firmie, musimy wiedzieć po zakończeniu wdrażania, czy nam się udało i co już na tym etapie zyskamy. Dostawcy zatem powinnie sprecyzować co mają nam do zaoferowania prócz samej instalacji systemu w firmie. Czy oferują szkolenia dla pracowników z obsługi systemów ERP? Czy dostaniem wsprawcie techniczne i na jak długo? Jakiej jakości jest to wsparcie?

Trzeci główny aspekt związany jest z ryzykiem wdrożenia systemów ERP. Musimy się dowiedzieć wcześniej jakie są elementy ryzyka, a przede wszystkim jam możemy je zminimalizować? Ma to niezwykłą wagę, gdyż w przeciwnym wypadku nie zadania tego pytania dostawcom może się okazać, że koszta działaności naszej firmy wzrosły, a nie otrzymujemy żadnych zwrotów inwestycji w systemy ERP, który wybraliśmy do wdrożenia.

Pamiętajmy, że przy rozpatrywaniu powyższych aspektów i przyjmowaniu pewnych kryteriów doboru systemu ERP nie oceniajmy go wyłącznie od strony technicznej, ale również (lub przede wszystkim) zwróćmy uwagę na wiarygodność dostawcy oprogramowania ERP oraz dokładnie ustalmy warunki umowy, które jest nam proponowana.

Aby z sukcesem wejść na rynek i sprzedać swoje produkty lub usługi niezbędna jest odpowiednia strategia łącząca działania z zakresu sprzedaży, marketingu, logistyki i obsługi. Jednym z najważniejszych procesów jest proces sprzedaży oraz związany z tym dobór kanałów sprzedaży, dzięki którym potencjalny klient będzie mógł zapoznać się z produktem czy też usługą i dokonać jej zakupu.
Dawne rozumienie kanału sprzedaży, który składał się głównie z dwóch elementów – sprzedawcy oraz samochodu dostawczego, jest już zdecydowanie nieaktualne. W dzisiejszych czasach strategia sprzedaży obejmuje cały szereg kombinacji kanałów marketingowych i sprzedażowych, dzięki którym możliwe będzie dotarcie do jak największej liczby klientów i sprzedanie im produktu. Należy ustalić dokładnie kanały dojścia na rynek, na który firma chce kierować swoje usługi. Kanały sprzedaży mogą być wyłączną własnością przedsiębiorstwa, jak również mogą być pośrednie lub zupełnie niezależne od firmy. Oczywistą rzeczą jest, że na początku działalności każda firma korzysta głównie z niezależnych kanałów sprzedażowych – pośredników, dystrybutorów, partnerów. Jest to jednak zdeterminowane przez ograniczenia finansowe z jakimi najczęściej musi borykać się początkująca firma. Jednak w miarę rozwoju działalności, firma musi również inwestować w kolejne kanały sprzedaży i dystrybucji, by nie utworzyło się „wąskie gardło”, które nie będzie miało wystarczającej przepustowości w sprzedaży oferowanych produktów lub usług. Koszty sprzedaży z pewnością wzrosną, ale wzrośnie również liczba sprzedawanych produktów, a co za tym idzie wzrośnie obrót firmy i możliwa będzie np. szybsza reakcja na potrzeby klienta oraz zapewniona pełna kontrola nad procesem sprzedażowym.

W kontroli i obsłudze tych procesów z pewnością pomogą firmie specjalistyczne systemy informatyczne do zarządzania kanałami sprzedaży. Obecnie na rynku IT istnieje wiele firm oferujących tego typu rozwiązania wspomagające kanały marketingowe oraz kanały dystrybucji, które wchodzą w skład całych strategii sprzedażowych firm. Najlepszym tego przykładem jest firma Comarch, która oferuje swój system zarządzania sprzedażą o nazwie ECOD. Dwa moduły tego systemu dla firm mogą okazać się tu szczególnie przydatne. Są to ECOD Agent, który zapewnia kompleksową obsługę punktów sprzedaży przez mobilnych przedstawicieli handlowych oraz ECOD Dystrybucja służący do kompleksowej komunikacji i raportowania informacji z kanałów dystrybucji.

Po boom’ie na sprzedaż systemów ERP dla dużych korporacyjnych firm i przedsiębiorstw przyszedł czas na mniejsze firmy, którymi zainteresowały się firmy z branży IT produkujące systemy ERP. Już w 1998 roku sprzedaż systemów ERP wzrosła o 21 procent przy czym w spółkach, które miały powyżej 1 miliarda dolarów przychodów w tym samym czasie popyt na systemy ERP zmalał o 14 procent co wskazuje na wzrost zainteresowania systemami ERP pośród mniejszych firm. Jest wiele powodów takiego obrotu spraw. Po pierwsze rynek systemów ERP przeznaczonych dla dużych korporacji nasycił się już dostatecznie. Wszystkie duże firmy w większości wdrożyły systemy ERP już kilka lat temu. Jednocześnie powstaje wiele nowych spółek i przedsiębiorstw, które zanim zamienią się w wielkie korporacje, muszą rozkręcić swój biznes, w czym systemy ERP z pewnością im pomogą. Po drugie systemy ERP z każdym rokiem tanieją, nie są już taką nowością na rynku, dzięki czemu również firmy z mniejszym kapitałem są w stanie pozwolić sobie na ich wdrożenie. Trzecim powodem – jednym z najważniejszych o ile nie najważniejszym – jest fakt, że firmom bez wdrożonego zintegrowanego rozwiązania do zarządzania jakim jest system ERP ciężko jest się liczyć na rynku. By utrzymać się w biznesie i móc konkurować z innymi firmami trzeba być zawsze o krok do przodu, sprawnie efektywnie zarządzać firmą by zapewnić jej dynamiczny rozwój. Bez systemów ERP jest to praktycznie nie możliwe. Ciężko jest kontrolować „własnoręcznie” tak ogromną ilość działań i procesów jakie zachodzą w nawet niewielkiej firmie. Do tego potrzebni są wykwalifikowani specjaliści i zaawansowane systemy informatyczne. Oczywiście wiele firm nadal nie będzie mogło pozwolić sobie na oprogramowanie ERP z wielu powodów, z których zapewne największą przeszkodę stanowi koszt takiego systemu. Dla nich jednak firmy IT przygotowały inne rozwiązanie – jest to outsourcing informatyczny, który w takich sytuacjach doskonale się sprawdza.

Podpis elektroniczny jest bardzo wygodnym i użytecznym sposobem na załatwienie wielu spraw bez konieczności wychodzenia z domu czy biura. Jeśli chcesz oszczędzić na korespondencji, skrócić czas oczekiwania na dostarczanie dokumentów, nie stać więcej w kolejkach w urzędach tylko po to, żeby złożyć pod dokumentem swój podpis – elektroniczny podpis jest skierowany właśnie do Ciebie.
E-podpis jest w pełni bezpieczny. W dodatku jest on dokładnym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego, zatem jest też równoważny w sensie prawnym co oczywiście oznacza, że jakakolwiek umowa podpisana cyfrowo będzie transakcją wiążącą tak samo jak transakcja podpisana własnoręcznie. Jednak najważniejszą kwestią jest bezpieczeństwo podpisu, a to w przypadku podpisów cyfrowych jest zdecydowanie większe. Dlaczego? Bo podpisu cyfrowego nie da się podrobić, w odróżnieniu od zwykłego ręcznego podpisu, którego bardzo łatwo jest się nauczyć. Podpis elektroniczny chroni każdy dokument nie tylko przed niepowołanym odczytem, ale i przed wprowadzanymi zmianami, zabezpiecza również przed antydatowaniem dokumentów. Najłatwiej więc można porównać podpis cyfrowy do dowodu osobistego, gdyż tak samo jak dowód – podpis jest przypisany tylko i wyłącznie do jednej osoby, nie można go oddać, odsprzedaż, pożyczyć, podrobić, a więc identyfikuje jednoznacznie konkretną osobę.
Podpis elektroniczny lub inaczej e-podpis jest bardzo przydatny np. przedsiębiorcom, którzy zwykle dążą do zmniejszania kosztów funkcjonowania ich firm oraz usprawnieniu podpisywanych umów. Jednak z podpisu elektronicznego skorzystać może każdy, kto np. nie ma czasu ani cierpliwości stać w długich kolejkach w urzędach. Podpis elektroniczny umożliwia bezpieczne wysyłanie dokumentów przez internet czy to do urzędów, instytucji finansowych czy gdziekolwiek indziej.
Do uzyskania podpisu elektronicznego wystarczy dowód osobisty oraz wyciąg z KRS jeśli podpis jest kupowany na firmę. Formalności związane z zakupem są załatwiane wciągu jednej 30-minutowej wizyty w jednej z placówek Krajowej Izby Rozliczeniowej.

Pomimo zaawansowanej technologii na jakiej opiera się e-podpis i jego bezpieczeństwo, samo korzystanie z elektronicznego podpisu jest niezwykle proste, intuicyjne, nie wymagające żadnej szczególnej wiedzy od posiadacza podpisu. Wystarczy przeprowadzić jego wstępną instalację, a narzędzie będzie gotowe w kilka chwil po jej ukończeniu.

W skład zestawu, którego stajemy się posiadaczami w momencie zakupu e-podpisu wchodzi certyfikat, oprogramowanie, czytnik i sama karta kryptograficzna, która będzie przechowywała nasz zakodowany podpis elektroniczny. Liczba operacji, które możemy wykonać z użyciem podpisu elektronicznego stale rośnie. Obecnie e-podpis możemy użyć do:

• elektronicznego rozliczania się z Urzędem Skarbowym, ZUSem i urzędach administracji publicznej
• podpisywania wszelkich umów, dokumentów, faktur
• zgłaszania zmian w KRS
• uczestnictwa w aukcjach i przetargach internetowych
• podpisywania danych na legitymacjach studenckich

Obecne systemy informatyczne są bardzo dobrze dopasowane do potrzeb i wymagań różnych firm i przedsiębiorstw. Mimo to, system informatyczny do pełnej funkcjonalności potrzebuje sprawnego i efektywnego wdrożenia. Musi ono obejmować wszystkie główne działania zmierzające do zmaksymalizowania efektywności działania systemu, a mianowicie określenie potrzeb użytkownika i dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb, zbieranie informacji niezbędnych do konfiguracji systemu, sama instalacja systemu wraz z jego konfiguracją i optymalizacją. Ostatnim procesem jest przeszkolenie pracowników, którzy będą używać systemu. W związku z powyższym łatwo zauważyć, że w każdym przypadku wdrażania systemu jest to przedsięwzięcie unikalne, gdyż wymaga dostosowania rozwiązań do wymagań i specyfiki poszczególnych firm. Jest to proces wieloetapowy, może być również dość czasochłonny w zależności od indywidualnych przypadków. Niezwykle ważnym, choć często pomijanym lub bagatelizowanym etapem wdrażania systemów informatycznych jest etap szkolenia użytkowników. Nawet najnowocześniejszy i intuicyjny system na nic się nie zda jeżeli nikt z pracowników firmy nie będzie umiał go odpowiednio obsługiwać i korzystać z jego możliwości. Wszyscy użytkownicy systemu powinni dostać od jego producenta instrukcje oprogramowanie, opisy funkcji i poszczególnych modułów, sposoby poruszania się po aplikacjach i wszelkie inne wskazówki. Prócz tego firma korzystająca z danego systemu powinna mieć możliwość korzystania ze stałego wsparcia od strony producenta przy obsłudze oprogramowania. Większość firm IT obecnych na rynku polskim dostarcza wszelką wymaganą pomoc, bez której ciężko byłoby się obejść przy obsłudze systemów przynajmniej na początku ich użytkowania.