Skrót OCR w rozwinięciu oznacza Optical Character Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. W rzeczywistości optyczne rozpoznawanie znaków oznacza skanowanie tekstu i obrazów z papierowych dokumentów i zapisywanie ich w postaci elektroniczne gotowej do prztwarzania przez komputer. Zatem system OCR pozwala na przeniesienie np. książki, czasopisma do komputera w postaci pliku, który dalej można edytować zwykłym edytorem tekstowym.

OCR samo w sobie nie jest technologią bezpośrednio ułatwiającą czytanie tekstów. Jednak dzięki OCR jesteśmy w stanie przenieść dokładną zawartość dokumentów papierowych do postaci elektronicznej co jest najtrudniejszym procesem. Każda obróbka dokumentów elektronicznych jest już prostsza. Przy zastosowaniu modułów Braille’a, lektorów lub komponentów do powiększania tekstów ludzie z problemami dotyczącymi wzroku są w stanie w pełni funkcjonować w pracy biurowej nad dokumentami.

Jest obecnie wielu dostawców systemów OCR na rynku. Wybór jest więc spory, ale rosną jednocześnie zagrożenia. Systemy OCR różnią się bowiem od siebie jakością i wydajnością. Przed zakupem OCR należy więc dokładnie dowiedzieć się jakie możliwości mają systemy OCR od poszczególnych dostawców. Na co w szczególności zwrócić uwagę? Oto kilka rzeczy:

• dokładność skanowania
• czy system obsługuje niskiej jakości wydruki
• poziom elastyczności w zakresie obsługiwanych materiałów, rozmarów formatów
• czy system oferuje automatyczne dostosowanie jakości, kontrastu i orientacji wydruku (pionowo i poziomo)
• czy dostępna jest obsługa np. klawiatury Braille’a lub syntezator mowy
• jaki jest poziom wsparcia technicznego