Polskie urzędy stają się powoli coraz bardziej przyjazne dla swoich petentów. Co prawda zmiany nie zachodzą zbyt szybko ale na szczęście widać, że podejmowane są jakieś kroki w celu profesjonalizacji obsługi klientów urzędu. Jednym z najbardziej spektakularnych projektów tego typu jest e urząd czyli punkt internetowej obsługi petentów. Elektroniczna Skrzynka Podawcza, wchodząca w jego skład, może bardzo uprościć życie wszystkich osób które muszą załatwić jakąś sprawę w urzędzie.

Dzięki elektronicznej skrzynce podawczej mogą oni załatwić wszystkie formalności za pomocą sieci internetowej. Nie grozi im marnotrawienie czasu w kolejkach; nawet nie muszą wychodzić z własnego domu aby złożyć dokumenty w urzędzie. Jednak aby ten mechanizm mógł działać elektroniczna skrzynka podawcza musi spełniać kilka niezbędnych warunków. Przede wszystkim chodzi tutaj o brak możliwości wyparcia się swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jedną z uczestniczących w tej wymianie stron. Jest to tzw. wymóg niezaprzeczalności. Kiedy składamy ważne pismo do urzędu chcemy mieć pewność, że zostało ono przyjęte i rozpatrzone. Z drugiej strony urzędnicy chcą mieć poświadczenie, że składaliśmy w skrzynce podawczej nasze dokumenty. Unormowanie tej sytuacji umożliwia autoryzowane poświadczenie odbioru. Poza tym elektroniczna skrzynka podawcza powinna gwarantować wydanie niezaprzeczalnego potwierdzenia przyjęcia dokumentu niezwłocznie po jego przekazaniu do systemu teleinformatycznego urzędu. Dzięki takim zabiegom będziemy mogli mieć pewność, że nasze dokumenty na pewno trafiły w odpowiednie miejsce.

Wirtualna archiwizacja dokumentów w firmie staje się coraz bardziej popularna. Rozwiązanie to cieszy się powodzeniem ponieważ jest dużo tańsze od tradycyjnego. W końcu nie są nam potrzebne wielkie szafy z dziesiątkami szuflad pełnych pożółkłego papieru. Dzięki rozwojowi techniki możemy obecnie gromadzić wszystkie najważniejsze dokumenty na serwerze.

Dzięki temu oszczędzamy nie tylko pieniądze ale i środowisko naturalne. W ten sposób archiwizować możemy praktycznie wszystko – dokumenty handlowe, magazynowe itd. Nie musimy wygospodarowywać nowego miejsca na kolejne stosy mniej lub bardziej ważnych papierzysk. Na dodatek dzięki wprowadzeniu elektronicznych faktur, tradycyjne dokumenty handlowe odchodzą powoli do lamusa. Coraz więcej firm od razu stosuje elektroniczne faktury. Dzięki temu te dokumenty handlowe są łatwiejszym materiałem do przechowywania. Wszak wystarczy tylko trochę wolnego miejsca na serwerze i odpowiednie programy do kompresji danych. Tak przechowywane dokumenty handlowe nie zabierają zbyt dużo miejsca a ich archiwizacja trwa stosunkowo krótko. Jeśli tylko będziemy dbać o serwer i strukturę plików możemy takie dokumentny przechowywać bardzo długo. Zwirtualizowane dokumenty handlowe utrzymują się zdecydowanie dłużej niż przeciętne, tradycyjne wydruki.

Chyba każdy z użytkowników sieci internetowej natrafił kiedyś na rozwiązanie zwane „Captcha”. Zazwyczaj stosuje się je jako zabezpieczenie przed botami rozsyłającymi spam. Podczas rejestracji  potencjalny użytkownik musi rozpoznać niewyraźny tekst po to aby udowodnić, że jest żywym człowiekiem a nie złośliwym oprogramowaniem.

Ciekawym pomysłem wykorzystującym tą technikę jest tzw. reCaptcha czyli wykorzystywanie aktywności użytkowników do odczytania tekstu z którym nie poradziły sobie programy OCR. Okazuje się bowiem, że podczas stosowania programów OCR często dochodzi do błędów i wypaczeń w odczytaniu tekstu, dlatego też wyniki pracy tego typu aplikacji nieustannie muszą weryfikować żywi ludzie. Opóźnia to proces  digitalizacji książek i spowalnia rozwój wirtualnych bibliotek. Aby temu zaradzić postanowiono przeformułować test Captcha tak aby podczas jego wypełniana użytkownicy rozpoznawali wyrazy z którymi mają problemy programy OCR. W tym wypadku podczas testu wyświetlane są dwa słowa; pierwsze  słowo jest rozpoznawane przez programy zaś drugie sprawi im problemy.  Jeśli kilku użytkowników właściwie odczyta pierwsze słowa i w identyczny sposób zidentyfikuje drugie, przyjmuje się, że mało czytelne znaki mają właśnie takie znaczenie. Dzięki temu prostemu pomysłowi, każdego dnia setki tysięcy użytkowników nieświadomie bierze udział w procesie digitalizacji książek.

Informatyzacja archiwów spowodowała, iż pełnią one obecnie inne funkcje niż kiedyś i działają również w całkiem odmienny sposób. Dzięki wykorzystaniu sieci globalnych oraz poprzez outsourcing telekomunikacyjny z elektronicznych archiwów może skorzystać każdy (o ile ma do nich dostęp) z dowolnego miejsca na ziemi, jeśli tylko posiada możliwość połączenia internetowego z archiwum.

Zmienił się również sposób przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej. Kiedyś proces rejestracji (ewidencjonowania dokumentów) był niejako ostatecznym procesem, po którym dokumenty trafiały do archiwum i były w takiej postaci przechowywane do momentu ich usunięcia. W chwili obecnej. Dokumenty elektroniczne są otwarte i dynamiczne, można je edytować, łączyć odpowiednimi odnośnikami z innymi dokumentami, przesyłać i co najważniejsze – zajmują fizycznie niewiele miejsca – zaledwie ułamek procenta dysku twardego, na którym się znajdują. Ważny jest również fakt, iż dokumenty elektroniczne nie zużywają się w żaden sposób, w porównaniu do dokumentów papierowych. Można je w nieskończoność powielać bez utraty jakiejkolwiek informacji na nich zawartej.

OCR samo w sobie nie jest technologią bezpośrednio ułatwiającą czytanie tekstów. Jednak dzięki OCR jesteśmy w stanie przenieść dokładną zawartość dokumentów papierowych do postaci elektronicznej co jest najtrudniejszym procesem. Każda obróbka dokumentów elektronicznych jest już prostsza. Przy zastosowaniu modułów Braille’a, lektorów lub komponentów do powiększania tekstów ludzie z problemami dotyczącymi wzroku są w stanie w pełni funkcjonować w pracy biurowej nad dokumentami.

Jest obecnie wielu dostawców systemów OCR na rynku. Wybór jest więc spory, ale rosną jednocześnie zagrożenia. Systemy OCR różnią się bowiem od siebie jakością i wydajnością. Przed zakupem OCR należy więc dokładnie dowiedzieć się jakie możliwości mają systemy OCR od poszczególnych dostawców. Na co w szczególności zwrócić uwagę? Oto kilka rzeczy:

• dokładność skanowania
• czy system obsługuje niskiej jakości wydruki
• poziom elastyczności w zakresie obsługiwanych materiałów, rozmarów formatów
• czy system oferuje automatyczne dostosowanie jakości, kontrastu i orientacji wydruku (pionowo i poziomo)
• czy dostępna jest obsługa np. klawiatury Braille’a lub syntezator mowy
• jaki jest poziom wsparcia technicznego

Systemy EDI pozwalają na wymianę danych między komputerami np. dwóch firm – partnerów biznesowych. Dokumenty te są przekazywane w postaci elektronicznej przy użyciu powszechnie stosowanych i akceptowanych standardów. Wraz z rozwojem sieci internetowej rozwinęły się specyficzne systemy EDI wykorzystujące protokoły internetowe. Systemy te są zwane Web EDI. Mają one wiele zalet, które powodują rosnąca popularność tychże systemów. Przede wszystkim wskazuje się na oszczędność kosztów obsługi systemów Web EDI. W przeciwieństwie do bardziej tradycyjnych systemów elektronicznej wymiany dokumentów oprogramowanie Web EDI instalowane jest w jednej firmie i służy jako centrala obsługi wszelkich dokumentów elektronicznych wysyłanych między partnerami biznesowymi tejże firmy. W tradycyjnym systemie EDI każda firma jako partner biznesowy obsługujący elektroniczne dokumenty (np. faktury elektroniczne) musiałby posiadać w swojej siedzibie zainstalowane oprogramowanie EDI. Jest to oczywiście polecane rozwiązanie, jednak wymaga od każdej firmy poniesienia kosztów instalacji i integracji tego systemu. A więc jest to rozwiązanie dla większych firm i przedsiębiorstw, dla których zakup i wdrożenie EDI obsługujące obieg dokumentów nie jest dużym wydatkiem w stosunku do wysokości przychodów firmy.

Pierwszy zasadniczym procesem jest skanowanie dokumentów. Następny proces to rejestracja dokumentów lub inaczej etykietowanie dokumentów. To właśnie rejestracja zeskanowanych dokumentów jest kluczowym posunięciem przy późniejszym zarządzaniu archiwum. Każdemu dokumentowi podczas etykietowania zostają przypisane właściwości takie jak nazwa, autor dokumentu, słowa kluczowe opisujące dokument, kategoria do której należy, komentarze i inne. Następnie według tych zawartych w etykiecie właściwości system DMS sam automatycznie archiwizuje dokument. Zauważmy, że to nadawanie właściwości dokumentom nie służy jedynie przy archiwizacji. Mianowicie, każde późniejsze wyszukiwanie dokumentu poprzez wyszukiwarkę systemu DMS jest oparte na etykiecie dokumentu. Dzięki zawartym w niej słowom kluczowym, nazwisku autora, nazwie dokumentu i innych właściwościach, takie dokumenty są znajdowane przez system wciagu kilku sekund. Dzieje się tak nawet w przypadku bardzo dużego i rozbudowanego archiwum. Jest to ogromna przewaga nad tradycyjnym przeszukiwaniem podpisanych szaf, a w nich podpisanych segregatorów.

Zawansowane zarządzanie dokumentami poprzez DMS gwarantuje nam jeszcze inne funkcjonalności. Jedną z nich może być np. moduł rozpoznawania czy dokument nie został już raz wprowadzony do systemu. Zabezpiecza to przed duplikowaniem dokumentów, które wprowadza bałagan, prowadzi do problemów oraz zmniejsza niepotrzebnie ilość możliwych do przetrzymywania w systemie dokumentów.

Inną funkcjonalnością jest zarządzanie wersjami – szczególnie przydatne przy częstych zmianach archiwizowanych dokumentów. Zarządzanie wersjami pozwala na zachowywaniu poszczególnych wersji dokumentu w pamięci i daje możliwość jej odtworzenia w dowolnym momencie.

Skanowanie dokumentów oraz dokumentacja OCR jest obecnie wykorzystywana przez wiele firm, korzystających z kompleksowych usług zarządzania dokumentami. OCR jest systemem optycznego rozpoznawania znaków drukowanych. Jego wykorzystanie znacznie usprawnia konwersję dokumentów papierowych do wersji elektronicznych. Oczywiście nie bez powodu firmy decydują się na ten zabieg oraz późniejsze zarządzanie dokumentami w wersjach elektronicznych. Przynosi to znaczne oszczędności firmie oraz przekłada się na duży wzrost wydajności, ponieważ z oczywistych powodów o wiele łatwiej jest zarządzać dokumentami w postaci elektronicznej.

Kolejną istotną rzeczą związaną z digitalizacją dokumentów jest znaczna oszczędność przestrzeni biurowej. Różne badania wykazują, że aż 1/3 powierzchni biurowej w firmach jest przeznaczona na składowanie dokumentów papierowych. A należy pamiętać, że na koszty składowania takich dokumentów składają się nie tylko opłaty za miejsce ich przechowywania, ale i materiały do tego wykorzystanie, czyli tony papieru, ksero, drukarki.