Systemy informatyczne dla firm

Polskie urzędy stają się powoli coraz bardziej przyjazne dla swoich petentów. Co prawda zmiany nie zachodzą zbyt szybko ale na szczęście widać, że podejmowane są jakieś kroki w celu profesjonalizacji obsługi klientów urzędu. Jednym z najbardziej spektakularnych projektów tego typu jest e urząd czyli punkt internetowej obsługi petentów. Elektroniczna Skrzynka Podawcza, wchodząca w jego skład, może bardzo uprościć życie wszystkich osób które muszą załatwić jakąś sprawę w urzędzie.

» Continue reading “Elektroniczna skrzynka podawcza – wymóg niezaprzeczalności”

Wirtualna archiwizacja dokumentów w firmie staje się coraz bardziej popularna. Rozwiązanie to cieszy się powodzeniem ponieważ jest dużo tańsze od tradycyjnego. W końcu nie są nam potrzebne wielkie szafy z dziesiątkami szuflad pełnych pożółkłego papieru. Dzięki rozwojowi techniki możemy obecnie gromadzić wszystkie najważniejsze dokumenty na serwerze.

» Continue reading “Dokumenty handlowe – problemy z archiwizacją”

Chyba każdy z użytkowników sieci internetowej natrafił kiedyś na rozwiązanie zwane „Captcha”. Zazwyczaj stosuje się je jako zabezpieczenie przed botami rozsyłającymi spam. Podczas rejestracji  potencjalny użytkownik musi rozpoznać niewyraźny tekst po to aby udowodnić, że jest żywym człowiekiem a nie złośliwym oprogramowaniem.

» Continue reading “Internetowe wsparcie programów OCR”

Archiwistyka cyfrowa nabiera w dzisiejszych czasach coraz większego znaczenia i nie ma w tym nic nadzwyczajnego. Zastosowanie nowych technologii informatycznych umożliwia znaczny krok naprzód w dziedzinie elektronicznej archiwizacji jak i archiwizacji ogólnie. » Continue reading “Elektroniczna archiwizacja. Przechowywanie dokumentów.”

Skrót OCR w rozwinięciu oznacza Optical Character Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. W rzeczywistości optyczne rozpoznawanie znaków oznacza skanowanie tekstu i obrazów z papierowych dokumentów i zapisywanie ich w postaci elektroniczne gotowej do prztwarzania przez komputer. Zatem system OCR pozwala na przeniesienie np. książki, czasopisma do komputera w postaci pliku, który dalej można edytować zwykłym edytorem tekstowym.

OCR samo w sobie nie jest technologią bezpośrednio ułatwiającą czytanie tekstów. Jednak dzięki OCR jesteśmy w stanie przenieść dokładną zawartość dokumentów papierowych do postaci elektronicznej co jest najtrudniejszym procesem. Każda obróbka dokumentów elektronicznych jest już prostsza. Przy zastosowaniu modułów Braille’a, lektorów lub komponentów do powiększania tekstów ludzie z problemami dotyczącymi wzroku są w stanie w pełni funkcjonować w pracy biurowej nad dokumentami.

Jest obecnie wielu dostawców systemów OCR na rynku. Wybór jest więc spory, ale rosną jednocześnie zagrożenia. Systemy OCR różnią się bowiem od siebie jakością i wydajnością. Przed zakupem OCR należy więc dokładnie dowiedzieć się jakie możliwości mają systemy OCR od poszczególnych dostawców. Na co w szczególności zwrócić uwagę? Oto kilka rzeczy:

• dokładność skanowania
• czy system obsługuje niskiej jakości wydruki
• poziom elastyczności w zakresie obsługiwanych materiałów, rozmarów formatów
• czy system oferuje automatyczne dostosowanie jakości, kontrastu i orientacji wydruku (pionowo i poziomo)
• czy dostępna jest obsługa np. klawiatury Braille’a lub syntezator mowy
• jaki jest poziom wsparcia technicznego

Systemy EDI są kluczowym elementem całej branzy handlu elektronicznego. To za sprawą systemów EDI rozumianych jako elektroniczny obieg dokumentów, firmy oraz duże przedsiębiorstwa mają możliwość realizacji masowych zakupów oraz sprzedaży produktów i usług drogą elektroniczną – szybko i bezproblemowo.

Systemy EDI pozwalają na wymianę danych między komputerami np. dwóch firm – partnerów biznesowych. Dokumenty te są przekazywane w postaci elektronicznej przy użyciu powszechnie stosowanych i akceptowanych standardów. Wraz z rozwojem sieci internetowej rozwinęły się specyficzne systemy EDI wykorzystujące protokoły internetowe. Systemy te są zwane Web EDI. Mają one wiele zalet, które powodują rosnąca popularność tychże systemów. Przede wszystkim wskazuje się na oszczędność kosztów obsługi systemów Web EDI. W przeciwieństwie do bardziej tradycyjnych systemów elektronicznej wymiany dokumentów oprogramowanie Web EDI instalowane jest w jednej firmie i służy jako centrala obsługi wszelkich dokumentów elektronicznych wysyłanych między partnerami biznesowymi tejże firmy. W tradycyjnym systemie EDI każda firma jako partner biznesowy obsługujący elektroniczne dokumenty (np. faktury elektroniczne) musiałby posiadać w swojej siedzibie zainstalowane oprogramowanie EDI. Jest to oczywiście polecane rozwiązanie, jednak wymaga od każdej firmy poniesienia kosztów instalacji i integracji tego systemu. A więc jest to rozwiązanie dla większych firm i przedsiębiorstw, dla których zakup i wdrożenie EDI obsługujące obieg dokumentów nie jest dużym wydatkiem w stosunku do wysokości przychodów firmy.

Tradycyjna archiwizacja dokumentów polega zwykle na wkładaniu dokumentów do segregatora, a segregatory umieszczane są w szafach na dokumenty. Zarządzanie dokumentami w postaci elektronicznej to kolejny krok ku ulepszaniu archiwizacji dokumentów. Przed właściwą archiwizacją następuje szereg innych procesów.

Pierwszy zasadniczym procesem jest skanowanie dokumentów. Następny proces to rejestracja dokumentów lub inaczej etykietowanie dokumentów. To właśnie rejestracja zeskanowanych dokumentów jest kluczowym posunięciem przy późniejszym zarządzaniu archiwum. Każdemu dokumentowi podczas etykietowania zostają przypisane właściwości takie jak nazwa, autor dokumentu, słowa kluczowe opisujące dokument, kategoria do której należy, komentarze i inne. Następnie według tych zawartych w etykiecie właściwości system DMS sam automatycznie archiwizuje dokument. Zauważmy, że to nadawanie właściwości dokumentom nie służy jedynie przy archiwizacji. Mianowicie, każde późniejsze wyszukiwanie dokumentu poprzez wyszukiwarkę systemu DMS jest oparte na etykiecie dokumentu. Dzięki zawartym w niej słowom kluczowym, nazwisku autora, nazwie dokumentu i innych właściwościach, takie dokumenty są znajdowane przez system wciagu kilku sekund. Dzieje się tak nawet w przypadku bardzo dużego i rozbudowanego archiwum. Jest to ogromna przewaga nad tradycyjnym przeszukiwaniem podpisanych szaf, a w nich podpisanych segregatorów.

Zawansowane zarządzanie dokumentami poprzez DMS gwarantuje nam jeszcze inne funkcjonalności. Jedną z nich może być np. moduł rozpoznawania czy dokument nie został już raz wprowadzony do systemu. Zabezpiecza to przed duplikowaniem dokumentów, które wprowadza bałagan, prowadzi do problemów oraz zmniejsza niepotrzebnie ilość możliwych do przetrzymywania w systemie dokumentów.

Inną funkcjonalnością jest zarządzanie wersjami – szczególnie przydatne przy częstych zmianach archiwizowanych dokumentów. Zarządzanie wersjami pozwala na zachowywaniu poszczególnych wersji dokumentu w pamięci i daje możliwość jej odtworzenia w dowolnym momencie.

Z zarządzaniem dokumentów w trybie outsourcingowym wiążą się pewne zagrożenia, o których otwarcie mówią firmy outsourcingowe, które zajmują się skanowaniem, rejestracją i archiwizacją dokumentów. Tym zagrożeniem jest utrata dokumentów, która może wydażyć się na wiele różnych sposobów. Najczęstszym czynnikiem za to odpowiedzialnym jest czynnik ludzki, czyli np. pracownicy, którzy nie zwracają dokumentów lub niepoprawnie je oznaczają, co potem praktycznie uniemożliwia ich odnalezienie pomiędzy innymi papierami. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest konwertowanie treści dokumentów do postaci elektronicznej oraz outsourcing usług informatycznych związanych z dalszym zarzadzaniem dokumentami. W takiej postaci dokumenty są rejestrowane, czyli dokładnie etykietowane, a następnie archiwizowane w data center.

Skanowanie dokumentów oraz dokumentacja OCR jest obecnie wykorzystywana przez wiele firm, korzystających z kompleksowych usług zarządzania dokumentami. OCR jest systemem optycznego rozpoznawania znaków drukowanych. Jego wykorzystanie znacznie usprawnia konwersję dokumentów papierowych do wersji elektronicznych. Oczywiście nie bez powodu firmy decydują się na ten zabieg oraz późniejsze zarządzanie dokumentami w wersjach elektronicznych. Przynosi to znaczne oszczędności firmie oraz przekłada się na duży wzrost wydajności, ponieważ z oczywistych powodów o wiele łatwiej jest zarządzać dokumentami w postaci elektronicznej.

Kolejną istotną rzeczą związaną z digitalizacją dokumentów jest znaczna oszczędność przestrzeni biurowej. Różne badania wykazują, że aż 1/3 powierzchni biurowej w firmach jest przeznaczona na składowanie dokumentów papierowych. A należy pamiętać, że na koszty składowania takich dokumentów składają się nie tylko opłaty za miejsce ich przechowywania, ale i materiały do tego wykorzystanie, czyli tony papieru, ksero, drukarki.

Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie jest jednym z warunków sukcesu rozwoju przedsiębiorstwa. Umożliwia oszczędność miejsca, czasu, a przede wszsytkim wydatków, jakie ponosi firma na składowanie oraz opóźnienia związane z nieprzemyślanym zarzadzaniem dokumentami. Archiwizacja dokumentów papierowych w postaci cyfrowej pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu (na dyskach twardy, np. korzystając z datacenter outsourcing) oraz na szybkie ich przeszukiwanie według wybranych kryteriów. Pierwszym etapem do archiwizacji danych papierowych jest ich przygotowanie do skanowania, które polega na usuwaniu z nich zszywek oraz spinaczy, a następnie na segregacji pod zwględem formatu dokumentów. Po przeskanowaniu dokumentów są one zapisywane w ustalonym formacie pliku, optymalizowane do szybiego odczytu oraz etykietowane. Proces etykietowania nazywa się rejestracją dokumentów i polega na przypisaniu elektronicznie archiwizowanym dokumentom odpowiednich atrybutów takich jak np. nazwa dokumentu, data wystawienia itp. Tak opisane i przechowywane dokumenty umożliwiają o wiele szybszy dostęp do potrzebnych nam danych, z czego wynikają wszelkie wspomniane wyżej oszczędności.