Podobnie jest z wyszkoleniem takiej kadry. W drugim wypadku ponadto trzeba czekać długi czas aż pracownicy uzyskają odpowiednią wiedzę i obycie. Odpowiedzią na te wszystkie bolączki może być outsourcing informatyczny. Dzięki temu rozwiązaniu możemy korzystać z wiedzy i doświadczenia  specjalistów bez płacenia ogromnych pieniędzy. Oszczędność tego rozwiązania  nie jest jego jedyną cechą dla której warto zastanowić się nad jego wykorzystaniem. Kolejną dość istotną zaletą jest wysoki poziom usług wykonywanych przez firmy outsourcingowe. Data center którym dysponuje tego typu firma oparte jest na najnowszym sprzęcie  i oprogramowaniu. Administrują nim najlepsi specjaliści. Właśnie dzięki temu data center outsourcing cieszy się tak dużym powodzeniem.

Po pierwsze, użytkownicy VoIP nie są zależni od jakiegokolwiek monopolisty brylującego na rynku telekomunikacyjnym. Osoby korzystające z takiej technologi mogą też liczyć na zachowanie większego stopnia prywatności. Dużym plusem VoIP są także niższe koszty połączeń, rozmowy wewnątrz sieci operatora są zwykle za darmo. Kolejną zaleta VoIP jest łatwa integracja telefonu z nowoczesnymi usługami takimi jak przesyłanie danych czy obrazu. Dzięki temu całkowicie za darmo możemy rozmawiać z kimś znajdującym się na innym kontynencie, oglądając jednocześnie jego twarz na ekranie i przesyłając ważne dokumenty na jego maila. Jest to swoista rewolucja w komunikacji. Nigdy wcześniej kontakt z innymi ludźmi nie był tak prosty i tani. Oczywiście VoIP nie jest perfekcyjna technologią i posiada także szereg wad. Najważniejszą z nich jest wyższa niż w przypadku tradycyjnej telefonii zawodność połączeń. Kolejnym minusem jest wymóg posiadania specjalnego, często kosztownego sprzętu i oprogramowania. Oczywiście musimy mieć także dostęp do sieci internetowej.

Część zadań realizowanych przez pracowników firmy nie jest bezpośrednio związana z jej podstawową działalnością. Tego typu zadania mogą być powierzone partnerom zewnętrznym. Dzięki temu odciążeni zostają pracownicy firmy a same zadania wykonywane są przez wysokiej klasy specjalistów. BPO w przypadku rozwiązań IT daje firmie możliwość skupienia się na najbardziej dla niej istotnych obszarach.

Outsourcing IT pozwala na łatwe kontrolowanie budżetu. Pozwala także na zmniejszenie puli pieniędzy wydawanych na utrzymanie infrastruktury. Oprócz tego rozwiązania BPO umożliwiają redukcję kosztów związanych z zatrudnianiem nowych pracowników i zmniejszają wydatki na szkolenia. Wszystko to sprawia, że zlecanie wykonania części zadań podmiotom zewnętrznym wobec firmy staje się coraz bardziej powszechną praktyką.

Dzięki skorzystaniu z usług firm outsourcingowych działających na polu IT mamy możliwość korzystania ze wsparcia zespołu dobrze przygotowanych doradców posiadających certyfikaty poświadczające ich głęboką wiedzę informatyczną. Takie rozwiązanie pozwala także na wdrożenie profesjonalnego service desk który znacznie usprawni proces usuwania wszelkich awarii i usterek. Ostateczna lista wszystkich usług dostarczanych w ramach BPO ustalana jest indywidualnie, co pozwala na dobre dopasowanie oferty do bieżących potrzeb firmy.

Tak więc fizyczna ochrona danych jest niemniej ważna od dostarczania prądu do serwerowni. Zatem wymaga to od usługodawcy stałego monitorinfu obiektów data center oraz zapewnienia kontroli dostępu wewnątrz serwerowni aby nikt niepowołany nie mółg wejść do środka budynków. W profesjonalnych data center firm, które oferują outsourcing usług informatycznych na najwyższym poziomie takie bezpieczeństwo zapewnianie jest poprzez karty kryptograficzne Smart Card lub nawet systemy biometryczne.

Pozostaje jeszcze zabezpieczenie przeciwpożarowe serwerowni. Dobre serwerownie stosują do tego celu systemy detekcji dymu, które potrafią bardzo szybko zaalarmować nawet o jednym spalonym zasilaczu – analizują one bowiem na bieżąco powietrze w chronionych pomieszczeniach.

Zatem do głównych zadań każdego Service Desk należy zarządzanie dostępnością usług informatycznych i szybkie reagowanie na jakiekolwiek awarie. Niestety zwykle tak bywa, że nawet w bardzo dobrze zaopatrzonej w sprzęt firmie, w której działa jedynie sprzęt najlepszej jakości zdarzają się awarie. Oczywiste jest, że wszelkim bardziej przewidywalnym awariom da się zapobiec poprzez stałą kontrolę wszelkich procesów sprzętowych oraz samego hardware’u. Nigdy nie można jednak wykluczyć wszelkiego typu niespodziewanych incydentów, na których pracownicy nie mają wpływu. Dlatego właśnie od pracowników Service Desk wymaga się szerokiej wiedzy z danego zakresu działania sprzętu i oprogramowania, a także zdycyplinowania i szybkiego reagowania na wszelkie problemy. Pamiętać również należy, że w przypadku oferowanie usług informatycznych np. w systemie outsourcingowym (np. centra danych – data center) bezawaryje oprogramowanie i sprzęt wpływają na zadowolenie i lojalność klienta. Dlatego Service Desk zwykle pełni w takich firmach bardzo istotną funkcję.

Skanowanie dokumentów oraz dokumentacja OCR jest obecnie wykorzystywana przez wiele firm, korzystających z kompleksowych usług zarządzania dokumentami. OCR jest systemem optycznego rozpoznawania znaków drukowanych. Jego wykorzystanie znacznie usprawnia konwersję dokumentów papierowych do wersji elektronicznych. Oczywiście nie bez powodu firmy decydują się na ten zabieg oraz późniejsze zarządzanie dokumentami w wersjach elektronicznych. Przynosi to znaczne oszczędności firmie oraz przekłada się na duży wzrost wydajności, ponieważ z oczywistych powodów o wiele łatwiej jest zarządzać dokumentami w postaci elektronicznej.

Kolejną istotną rzeczą związaną z digitalizacją dokumentów jest znaczna oszczędność przestrzeni biurowej. Różne badania wykazują, że aż 1/3 powierzchni biurowej w firmach jest przeznaczona na składowanie dokumentów papierowych. A należy pamiętać, że na koszty składowania takich dokumentów składają się nie tylko opłaty za miejsce ich przechowywania, ale i materiały do tego wykorzystanie, czyli tony papieru, ksero, drukarki.

Outsourcing usług informatycznych oraz wszelkich innych usług wiąże się również z licznymi obawami. Chodzi tu głównie o odmianę outsourcingu, którą jest outsourcing zagraniczny, czyli offshoring. Mianowicie dość często można spotkać się z obawami, że jego rozwój niestety będzie hamulcem dla wzrostu płac w krajach, gdzie są lokowane centra usługowe świadczące usługi z zakresu outsourcingu. Będzie to prowadzić do wyrównania się kosztów pracy. Prognozuje się nawet, że dla firm amerykańskich ten outsourcingowy dobrobyt skończy się w Europie Środkowej już za 2-3 lata, szczególnie jeśli chodzi o outsourcing usług informatycznych. W innych krajach np. azjatyckich przewidywane wyrównywanie płac ma potrwać jeszcze około 20 lat, a w Meksyku nawet do 30.

Również w obrębie samej Europy przewiduje się wiele zmian. Te jednak będą póki co na korzyść naszego kraju ponieważ np. firmy z Wielkiej Brytanii wykazują spore zainteresowanie inwestycjami outsourcingowymi w takich krajach jak właśnie Polska, Węgry, Czechy co oznacza, że przychody dla kraju z outsourcingowych usług muszą wzrosnąć.