Systemy informatyczne dla firm

Profesjonalne data center to bardzo ważny element firmowego systemu informatycznego. W końcu właściwe przetwarzanie istotnych danych to bardzo ważny proces  dla całego przedsiębiorstwa. Aby zapewnić temu procesowi odpowiednie warunki  trzeba zainwestować sporo pieniędzy w  pewną  i sprawdzoną infrastrukturę informatyczną. Poza tym trzeba pomyśleć również o grupie osób  które będą administrować data center. Oczywiście grupa taka musi składać się z bardzo doświadczonych  specjalistów posiadających wysokie kwalifikacje. Zatrudnienie takich osób na wyłączność kosztuje mnóstwo pieniędzy.

» Continue reading “Oszczędne rozwiązania IT dla średnich i małych firm”

Telefonia internetowa nazywana jest skrótowo VoIP dlatego, że w technologii tej do przesyłania dźwięków wykorzystywane są protokoły IP. Sam skrót znaczy po prostu  „Voice over Internet Protocol”. Technologia ta wykazuje wiele cennych zalet w porównaniu do tradycyjnej telefonii. » Continue reading “Telefonia internetowa. VoIP.”

Część zadań realizowanych przez pracowników firmy nie jest bezpośrednio związana z jej podstawową działalnością. Tego typu zadania mogą być powierzone partnerom zewnętrznym. Dzięki temu odciążeni zostają pracownicy firmy a same zadania wykonywane są przez wysokiej klasy specjalistów. BPO w przypadku rozwiązań IT daje firmie możliwość skupienia się na najbardziej dla niej istotnych obszarach.

» Continue reading “BPO czyli skuteczny sposób redukcji kosztów”

Kwestią na jaką trzeba zwrócić z pewnością uwagę przy wyborze data center to bezpieczeństwo fizyczne serwerowni i danych przechowywanych w data center. Dokumenty ubezpieczeniowe, e-faktury czy jakiekolwiek dane, które firma przechowuje w data center muszą być dokładnie zabezpieczone przed odczytem dla osób nieuprawnionych. Nie może być zatem mowy o kradzieży serwerów lub ich zniszczeniu wraz ze wszystkimi danymi jakie się na nich znajdują.

» Continue reading “Kryteria wyboru serwerowni Data Center”

Service Desk to najczęściej grupa osób w firmie, która jest odpowiedzialna za stałe wsparcie w obsłudze np. aplikacji, systemów czy też oprogramowania. Do obowiązków pracowników Service Desk należy usuwanie wszelkich problemów natury technicznej (sprzętowej) oraz aplikacyjnej. » Continue reading “Service Desk. Charakterystyka typów Service Desk.”

ITIL to skrót od Information Technology Infrastructure Library. Jest to kodeks postępowania dla branży IT – zbiór wszelkich zaleceń oraz praktyk dla efektywnego oraz skuteczniejszego oferowania usług informatycznych. Koncepcja jaka towarzyszy ITIL to zdefiniowanie wszystkich procesów funkcjonujących w ramach firmy, która świadczy usługi informatyczne. Dzięki ITIL możliwe jest modelowanie procesów w komercyjnych organizacjach takich jak firmy informatyczne (programistyczne, softwarowe) jak również w organizacjach niekomercyjnych np. rządowych. ITIL stosowany jest przez większość wiodących na rynku IT przedsiębiorstw na całym świecie. Jest również popierany przez dostawców usług informatycznych, centra szkoleń w zarządzaniu usługami IT oraz przez większość firm doradczych. Co istotne biblioteka ITIL jest podstawą funkcjonowania firm, które są skoncentrowane na świadczeniu usług IT nie zaś na dostarczaniu technologii. Stąd ITIL zawiesza całą systematyką procesów IT z opisanym pełnym zakresem obowiązków i zaleceń odnoszących się do dostawców usług informatycznych. ITIL obejmuje zatem całościowe zarządzanie usługami, nie zaś ich tworzenie.

Z zarządzaniem dokumentów w trybie outsourcingowym wiążą się pewne zagrożenia, o których otwarcie mówią firmy outsourcingowe, które zajmują się skanowaniem, rejestracją i archiwizacją dokumentów. Tym zagrożeniem jest utrata dokumentów, która może wydażyć się na wiele różnych sposobów. Najczęstszym czynnikiem za to odpowiedzialnym jest czynnik ludzki, czyli np. pracownicy, którzy nie zwracają dokumentów lub niepoprawnie je oznaczają, co potem praktycznie uniemożliwia ich odnalezienie pomiędzy innymi papierami. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest konwertowanie treści dokumentów do postaci elektronicznej oraz outsourcing usług informatycznych związanych z dalszym zarzadzaniem dokumentami. W takiej postaci dokumenty są rejestrowane, czyli dokładnie etykietowane, a następnie archiwizowane w data center.

Skanowanie dokumentów oraz dokumentacja OCR jest obecnie wykorzystywana przez wiele firm, korzystających z kompleksowych usług zarządzania dokumentami. OCR jest systemem optycznego rozpoznawania znaków drukowanych. Jego wykorzystanie znacznie usprawnia konwersję dokumentów papierowych do wersji elektronicznych. Oczywiście nie bez powodu firmy decydują się na ten zabieg oraz późniejsze zarządzanie dokumentami w wersjach elektronicznych. Przynosi to znaczne oszczędności firmie oraz przekłada się na duży wzrost wydajności, ponieważ z oczywistych powodów o wiele łatwiej jest zarządzać dokumentami w postaci elektronicznej.

Kolejną istotną rzeczą związaną z digitalizacją dokumentów jest znaczna oszczędność przestrzeni biurowej. Różne badania wykazują, że aż 1/3 powierzchni biurowej w firmach jest przeznaczona na składowanie dokumentów papierowych. A należy pamiętać, że na koszty składowania takich dokumentów składają się nie tylko opłaty za miejsce ich przechowywania, ale i materiały do tego wykorzystanie, czyli tony papieru, ksero, drukarki.

Outsourcing jest postrzegany jako dość nowoczesne i zarazem sprawdzone działanie biznesowe, z którego korzystaw wiele firm z różnych branż. Jednym z popularniejszych działań outsourcingowych jest outsourcing informatyczny, który staję się co raz bardziej powszechną metodą zlecania działań firmom, które posiadają większe doświadczenie, lepszą infrastrukturę i wykwalifikowanych pracowników w dziedzinach informatyki.

Outsourcing usług informatycznych oraz wszelkich innych usług wiąże się również z licznymi obawami. Chodzi tu głównie o odmianę outsourcingu, którą jest outsourcing zagraniczny, czyli offshoring. Mianowicie dość często można spotkać się z obawami, że jego rozwój niestety będzie hamulcem dla wzrostu płac w krajach, gdzie są lokowane centra usługowe świadczące usługi z zakresu outsourcingu. Będzie to prowadzić do wyrównania się kosztów pracy. Prognozuje się nawet, że dla firm amerykańskich ten outsourcingowy dobrobyt skończy się w Europie Środkowej już za 2-3 lata, szczególnie jeśli chodzi o outsourcing usług informatycznych. W innych krajach np. azjatyckich przewidywane wyrównywanie płac ma potrwać jeszcze około 20 lat, a w Meksyku nawet do 30.

Również w obrębie samej Europy przewiduje się wiele zmian. Te jednak będą póki co na korzyść naszego kraju ponieważ np. firmy z Wielkiej Brytanii wykazują spore zainteresowanie inwestycjami outsourcingowymi w takich krajach jak właśnie Polska, Węgry, Czechy co oznacza, że przychody dla kraju z outsourcingowych usług muszą wzrosnąć.

Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie jest jednym z warunków sukcesu rozwoju przedsiębiorstwa. Umożliwia oszczędność miejsca, czasu, a przede wszsytkim wydatków, jakie ponosi firma na składowanie oraz opóźnienia związane z nieprzemyślanym zarzadzaniem dokumentami. Archiwizacja dokumentów papierowych w postaci cyfrowej pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu (na dyskach twardy, np. korzystając z datacenter outsourcing) oraz na szybkie ich przeszukiwanie według wybranych kryteriów. Pierwszym etapem do archiwizacji danych papierowych jest ich przygotowanie do skanowania, które polega na usuwaniu z nich zszywek oraz spinaczy, a następnie na segregacji pod zwględem formatu dokumentów. Po przeskanowaniu dokumentów są one zapisywane w ustalonym formacie pliku, optymalizowane do szybiego odczytu oraz etykietowane. Proces etykietowania nazywa się rejestracją dokumentów i polega na przypisaniu elektronicznie archiwizowanym dokumentom odpowiednich atrybutów takich jak np. nazwa dokumentu, data wystawienia itp. Tak opisane i przechowywane dokumenty umożliwiają o wiele szybszy dostęp do potrzebnych nam danych, z czego wynikają wszelkie wspomniane wyżej oszczędności.