Zalety internetu czynią z niego bardzo popularne medium przesyłania informacji. Praktycznie każda firma korzysta z sieci i posiada własne wirtualne serwery . Z drugiej strony sieć pełna jest niebezpieczeństw takich jak dostęp nieupoważnionych użytkowników, manipulowanie danymi czy podsłuchiwanie. Aby zabezpieczyć przesyłane za pomocą EDI informację należy je w jakiś sposób ukryć. Można to zrobić na dwa odmienne sposoby: kryptograficzny oraz steganograficzny. Warianty te różnią się głównie tym, że w sposobie kryptograficznym przetworzone dane tworzą informację której zwykli ludzie nie potrafią odczytać. W sposobie steganograficznym dane przesyłane są w taki sposób aby postronne osoby nie miały możliwości zobaczenia jakichkolwiek informacji, nawet tych zaszyfrowanych.

Polskie urzędy stają się powoli coraz bardziej przyjazne dla swoich petentów. Co prawda zmiany nie zachodzą zbyt szybko ale na szczęście widać, że podejmowane są jakieś kroki w celu profesjonalizacji obsługi klientów urzędu. Jednym z najbardziej spektakularnych projektów tego typu jest e urząd czyli punkt internetowej obsługi petentów. Elektroniczna Skrzynka Podawcza, wchodząca w jego skład, może bardzo uprościć życie wszystkich osób które muszą załatwić jakąś sprawę w urzędzie.

Dzięki elektronicznej skrzynce podawczej mogą oni załatwić wszystkie formalności za pomocą sieci internetowej. Nie grozi im marnotrawienie czasu w kolejkach; nawet nie muszą wychodzić z własnego domu aby złożyć dokumenty w urzędzie. Jednak aby ten mechanizm mógł działać elektroniczna skrzynka podawcza musi spełniać kilka niezbędnych warunków. Przede wszystkim chodzi tutaj o brak możliwości wyparcia się swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jedną z uczestniczących w tej wymianie stron. Jest to tzw. wymóg niezaprzeczalności. Kiedy składamy ważne pismo do urzędu chcemy mieć pewność, że zostało ono przyjęte i rozpatrzone. Z drugiej strony urzędnicy chcą mieć poświadczenie, że składaliśmy w skrzynce podawczej nasze dokumenty. Unormowanie tej sytuacji umożliwia autoryzowane poświadczenie odbioru. Poza tym elektroniczna skrzynka podawcza powinna gwarantować wydanie niezaprzeczalnego potwierdzenia przyjęcia dokumentu niezwłocznie po jego przekazaniu do systemu teleinformatycznego urzędu. Dzięki takim zabiegom będziemy mogli mieć pewność, że nasze dokumenty na pewno trafiły w odpowiednie miejsce.

Tak więc fizyczna ochrona danych jest niemniej ważna od dostarczania prądu do serwerowni. Zatem wymaga to od usługodawcy stałego monitorinfu obiektów data center oraz zapewnienia kontroli dostępu wewnątrz serwerowni aby nikt niepowołany nie mółg wejść do środka budynków. W profesjonalnych data center firm, które oferują outsourcing usług informatycznych na najwyższym poziomie takie bezpieczeństwo zapewnianie jest poprzez karty kryptograficzne Smart Card lub nawet systemy biometryczne.

Pozostaje jeszcze zabezpieczenie przeciwpożarowe serwerowni. Dobre serwerownie stosują do tego celu systemy detekcji dymu, które potrafią bardzo szybko zaalarmować nawet o jednym spalonym zasilaczu – analizują one bowiem na bieżąco powietrze w chronionych pomieszczeniach.

Informatyzacja archiwów spowodowała, iż pełnią one obecnie inne funkcje niż kiedyś i działają również w całkiem odmienny sposób. Dzięki wykorzystaniu sieci globalnych oraz poprzez outsourcing telekomunikacyjny z elektronicznych archiwów może skorzystać każdy (o ile ma do nich dostęp) z dowolnego miejsca na ziemi, jeśli tylko posiada możliwość połączenia internetowego z archiwum.

Zmienił się również sposób przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej. Kiedyś proces rejestracji (ewidencjonowania dokumentów) był niejako ostatecznym procesem, po którym dokumenty trafiały do archiwum i były w takiej postaci przechowywane do momentu ich usunięcia. W chwili obecnej. Dokumenty elektroniczne są otwarte i dynamiczne, można je edytować, łączyć odpowiednimi odnośnikami z innymi dokumentami, przesyłać i co najważniejsze – zajmują fizycznie niewiele miejsca – zaledwie ułamek procenta dysku twardego, na którym się znajdują. Ważny jest również fakt, iż dokumenty elektroniczne nie zużywają się w żaden sposób, w porównaniu do dokumentów papierowych. Można je w nieskończoność powielać bez utraty jakiejkolwiek informacji na nich zawartej.

Systemy EDI pozwalają na wymianę danych między komputerami np. dwóch firm – partnerów biznesowych. Dokumenty te są przekazywane w postaci elektronicznej przy użyciu powszechnie stosowanych i akceptowanych standardów. Wraz z rozwojem sieci internetowej rozwinęły się specyficzne systemy EDI wykorzystujące protokoły internetowe. Systemy te są zwane Web EDI. Mają one wiele zalet, które powodują rosnąca popularność tychże systemów. Przede wszystkim wskazuje się na oszczędność kosztów obsługi systemów Web EDI. W przeciwieństwie do bardziej tradycyjnych systemów elektronicznej wymiany dokumentów oprogramowanie Web EDI instalowane jest w jednej firmie i służy jako centrala obsługi wszelkich dokumentów elektronicznych wysyłanych między partnerami biznesowymi tejże firmy. W tradycyjnym systemie EDI każda firma jako partner biznesowy obsługujący elektroniczne dokumenty (np. faktury elektroniczne) musiałby posiadać w swojej siedzibie zainstalowane oprogramowanie EDI. Jest to oczywiście polecane rozwiązanie, jednak wymaga od każdej firmy poniesienia kosztów instalacji i integracji tego systemu. A więc jest to rozwiązanie dla większych firm i przedsiębiorstw, dla których zakup i wdrożenie EDI obsługujące obieg dokumentów nie jest dużym wydatkiem w stosunku do wysokości przychodów firmy.